Організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом ірозповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потокамидокументів в організації

Отлично, давайте разберемся с вашим вопросом.

Організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації называется система управління документами (Document Management System, DMS).

Система управління документами играет важную роль в современных организациях, особенно в школах. Она позволяет организовать и упорядочить работу с электронными документами, обеспечивая эффективность и безопасность информационных процессов.

Давайте разберемся, как работает система управления документами.

1. Створення документів: Каждый раз, когда нам нужно создать новый электронный документ, мы используем систему управления документами. Например, чтобы создать файл-документ, мы открываем приложение, связанное с DMS, и создаем новый файл.

2. Управління доступом: Одна из главных функций системы управления документами - это обеспечение контроля доступа к документам. Каждый документ может иметь различные уровни доступа: открытый для всех, доступ только для определенных пользователей или групп пользователей, ограниченный доступ и т. д. Это позволяет сохранить конфиденциальность важной информации и предотвратить несанкционированный доступ к ней.

3. Розповсюдження документів: Еще одна функция DMS - это упрощение процесса распространения электронных документов. Вместо отправки отдельных документов по электронной почте или на флеш-накопителях, мы можем загрузить документы в систему управления документами и разрешить доступ к ним нужным пользователям или группам пользователей. Таким образом, документы могут быть доступны всем, кому нужно, сразу после их загрузки.

4. Контроль над потоками документів: Еще одна важная функция системы управления документами - контроль над потоком документов в организации. Система управления документами позволяет определить последовательность действий, необходимых для обработки и утверждения документов. Например, мы можем установить, что каждый документ должен пройти через определенные этапы: создание, редактирование, утверждение, печать и т. д. Это позволяет контролировать рабочий процесс и обеспечивает соответствие установленным правилам и процедурам.

Вот краткое объяснение того, что такое система управления документами и как она работает. Она играет важную роль в организациях, помогая эффективно работать с электронными документами, обеспечивая безопасность и контроль над ними.