ЗАДАНИЕ 1. Ваш собеседник по телефону весьма словоохотлив и затягивает разговор. Вы уже очень спешите. Как поступить в данной ситуации? Помните, что малопродуктивные и длинные разговоры – вина не только вашего собеседника, но и ваша. Вы где-то тоже были многословны. ответьте на следующие вопросы: 1. Каков выход из ситуации? 2. Какие фразы можно употреблять, общаясь по телефону, а какие являются нежелательными? 3. Как вежливо завершить затянувшийся разговор? 4. Как выяснить, с кем имеет дело отвечающий по телефону? 5. Как вести себя, если вы не узнали того, кто вам звонит? ЗАДАНИЕ 2.
Вы очень заняты, а вам звонят. Возникает проблема: брать или не брать трубку? У вас работа, а телефон постоянно отвлекает вас. Более того, телефон звонит почти непрерывно, а вам некогда взять даже трубку. Несмотря на занятость, вы поднимаете телефонную трубку … Как вы будете себя вести? Какие фразы разговора по телефону вы примените в данной ситуации (учитывая, кто на «другом конце трубки»)?

ЗАДАНИЕ 1:

1. В данной ситуации, чтобы завершить разговор, можно использовать тактику активного слушания. Важно быть вежливым и терпеливым, но в то же время настойчивым, чтобы показать, что у вас ограниченное время. Можно попытаться нарушить поток разговора, например, задав вопросы, требующие краткого ответа или прерывая собеседника, чтобы выразить свое понимание и перейти к основной теме.

2. При общении по телефону следует употреблять фразы, которые помогают лаконично и четко выразить свои мысли. Нежелательными фразами являются те, которые вводят отвечающего в заблуждение, вызывают путаницу или лишний разводили разговор. Например, фразы "Извините, но я действительно спешу и мне нужно срочно закончить этот разговор", "Я недостаточно осведомлен по этому вопросу, давайте я свяжусь с вами позже, когда найду нужную информацию".

3. Чтобы вежливо завершить затянувшийся разговор, можно использовать фразы, выражающие благодарность за беседу, например: "Было приятно поговорить с вами, но мне действительно необходимо закончить свои дела", "Спасибо за интересный разговор, но сейчас я должен приступить к другим задачам". Важно убедиться, что собеседник понял, что вы хотите завершить разговор и выразить свою благодарность за его время.

4. Есть различные способы выяснить, с кем имеет дело отвечающий по телефону. На самом начале разговора можно попросить сказать свое имя или фамилию, например, с вопросом "Извините, с кем я разговариваю?". Если вы не уверены в идентичности собеседника, можно использовать тактику задавания вопросов, чтобы определить его роль или обязанности, например, "Извините, а Вы работаете в отделе продаж?" или "Кто, на самом деле, является ответственным за этот проект?". Главное - проявить вежливый интерес и понять, с кем вы говорите.

5. Если вы не узнали того, кто вам звонит, но вы все равно хотите быть вежливыми и дать собеседнику возможность представиться. Можно использовать фразы типа "Извините, не могли бы Вы сказать свое имя?" или "Простите за недоразумение, можете сказать, с кем я общаюсь?". Если собеседник отказывается представиться, можно быть более настойчивым и сказать, что вам нужно знать, с кем вы разговариваете, чтобы определить, можете ли ему помочь или ему следует связаться с другим сотрудником.

ЗАДАНИЕ 2:

В данной ситуации, когда вы очень заняты, а телефон постоянно отвлекает вас, важно уметь эффективно управлять своим временем. Чтобы избежать постоянных прерываний, можно использовать автоответчик или функцию перевода звонков на другого сотрудника или секретаршу.

Однако, если вы все же решили взять трубку, необходимо быть вежливым и использовать фразы, которые позволят вам сочетать занятость с вниманием к вызывающей стороне. Например, можно сказать: "Извините за задержку, у меня сейчас очень занято, но я рад/рада поговорить", "Мне сейчас сложно общаться, но я могу ответить на один-два быстрых вопроса", "Могли бы Вы вкратце рассказать, о чем будет разговор?".

Важно также помнить о том, с кем вы разговариваете. Если это клиент или партнер, важно проявить профессионализм и интерес к их потребностям. Например, можно использовать фразы типа: "Извините за задержку, я понимаю, что ваш вопрос/проблема важна, я готов/готова выслушать вас и помочь", "Я слышу, что у вас срочный вопрос, я сейчас постараюсь помочь вам".

Однако, если вы понимаете, что разговор будет длительным и вы реально не можете в данный момент уделить ему время, вы должны быть честными и объяснить свою занятость. Например, можно сказать: "Извините за прерывания, но я сейчас на встрече/важном проекте и не могу уделить вам достаточно времени. Может быть, мы можем назначить встречу/позвонить позже?"