Почему городничий и хлестаков не могли понять друг друга ? как и где договорились ? ?

Потому что они обе были взволнованы с отдельными проблемами., городничий думал, что хлестаков - это ревизор, а хлестаков думал, что его решили посадить. ну, как то вот так

Хлестаков и Городничий - оба друг друга боялись. Договорились они в комнате Хлестакова,когда хлестаков понял.что его не за того принимают, а городничий стал бояться ещё больше.