Чем была вызвана необходимость реформы приказной

В начале XVIII в. в России складывается абсолютная монархия. Монарх осуществлял управление через центральные органы государства. Укрепление государства, рост численности управленческого аппарата, усложнение бюрократического механизма привели к необходимости упорядочения государственного делопроизводства, усилению его правовой основы. Осознанной целью Петра было создание рационально управляемого государства путем реформ, законодательного регулирования. В 1720 г. был составлен Государственный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий – основного звена высших органов государственного управления.
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В сравнении с приказным коллежское делопроизводство представляло собой детально регламентированную систему. Генеральный регламент давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.
Особенно тщательно были зафиксированы процессы регистрации входящих и исходящих документов в специальных книгах («регистратурах») , которые стали и первой, примитивной формой классификации документов (входящие, исходящие, документы вышестоящих органов, прочие документы) . Одновременно эти книги, а в большей степени составляемые к ним реестры, служили для справочных целей. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны.
Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Важно отметить, что Генеральным регламентом было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.
Коллежское делопроизводство можно охарактеризовать как значительный шаг вперед по сравнению с приказной системой делопроизводства. Прежде всего следует отметить, что оно впервые в истории России опиралось на законодательный фундамент. В составе коллегий был выделен исполнительный аппарат, в виде канцелярий, для обязательного документирования их деятельности в строгом соответствии с установленными правилами. Чиновники имели определенные обязанности, говоря современным языком, должностные инструкции. Введение Табеля о рангах в 1722 г. привело к выделению особой сферы профессиональной деятельности – государственной службы и появлению социального слоя чиновников – служащих государственных учреждений.
Исключительное влияние на делопроизводство начала XVIII века сказала замена формы документа – переход от столбцовой к листовой и тетрадной форме. Это нововведение было важным для организации эффективной системы поиска документов. Изменились формуляр документа, порядок его оформления, адресования и удостоверения. Введен контроль за исполнением документов, за содержательную сторону которого отвечал прокурор коллегии, а канцелярия вела реестры исполненных и неисполненных документов. Были даже предусмотрены типовые сроки отдельных групп документов.

В результате петровских реформ коллежское делопроизводство стало тем краеугольным камнем, на котором строилось российское делопроизводство в течение почти двух последующих столетий. Созданная в результате петровских реформ административная система оказалась устойчивой и сохранялось на протяжении всего дореволюционного периода. Реализация положений Генерального регламента позволила не только решить современные задачи делопроизводства учреждений Российской империи, но и позволила сохранить для потомков архивные документы эпохи. В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.