1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил. Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор! На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

ответьте на 3 вопроса: 1) Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

2) Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

3) Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.

1) Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают? В размышлениях менеджера можно выделить несколько ошибок и нарушений принципов планирования дня: - Отсутствие приоритетов: Менеджер перечисляет большое количество задач без определения их важности и срочности. Это приведет к ситуации, когда менеджер будет делать то, что кажется срочным, но необязательно важным, вместо выполнения действительно критически важных задач. - Недостаточная детализация: Размышления не содержат конкретных действий и временных рамок для выполнения задач. В результате, менеджер не сможет эффективно организовать свой день и контролировать прогресс выполнения задач. - Отсутствие делегирования: Менеджер пытается все делать самостоятельно, не распределяя задачи по команде или делегируя некоторые обязанности. Это приведет к перегрузке менеджера и недостаточному использованию ресурсов команды. - Неучастие поставщика: Менеджер не включил поставщика в планирование переговоров, что может привести к неоптимальному использованию времени и ресурсов при поиске транспорта для переговоров. - Отложение важных задач: Менеджер откладывает выполнение важных задач, таких как редактирование статьи в «Экономический вестник» и разборка хаоса на столе. Это может привести к упущению сроков и созданию дополнительных проблем в будущем. - Нет определенного времени для спортзала: Менеджер не указывает конкретное время для посещения спортзала, что может привести к его отсутствию в расписании и недостаточному вниманию к физической активности. Эти ошибки нарушают следующие принципы и правила планирования дня: - Установление приоритетов: Отсутствие определения приоритетов может привести к потере времени на неважные задачи и упущению сроков по выполнению важных задач. - Детализация и конкретизация задач: Недостаточная детализация и определение действий и сроков выполнения задач приводит к неэффективному использованию времени и расхождению между запланированными и фактическими результатами. - Делегирование и распределение задач: Неучастие команды и отсутствие делегации задач приводит к перегрузке менеджера и недостаточному использованию ресурсов команды. 2) Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня. Алгоритм планирования дня в данном случае не был выполнен точно: - Алгоритм составления задач не был соблюден, так как менеджер перечислил множество задач без установления приоритетов и определения сроков. - Алгоритм учета времени не был соблюден, так как менеджер не указал время начала и окончания каждой задачи, а только отметил, что некоторые события произойдут в определенное время (например, в 13:00 переговоры с поставщиком). - Алгоритм контроля прогресса выполнения задач также не был выполнен, так как менеджер не установил дополнительные временные точки для проверки прогресса и корректировки плана. 3) Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? ответы подкрепляйте ссылками на материал главы. Мой план дня для этого менеджера будет следующим: 9:00-9:30 - Организация рабочего места: - Разборка хаоса на столе и организация документов. - Прочтение писем и запись важной информации. 9:30-10:00 - Обработка клиентских вопросов: - Возврат звонка рассерженному клиенту и выяснение причин несвоевременной доставки. - Отправка извинений и объяснительного письма с предложением компенсации. 10:00-11:30 - Подготовка материалов для выставки: - Создание слайдов и текстов для рекламных буклетов. - Заказ полиграфических материалов у поставщика. - Организация заказа календариков, листовок, буклетов, сувениров, плакатов. 11:30-12:30 - Подготовка к переговорам с поставщиком: - Забрать машину из сервиса или заказать такси. - Подготовка документации для переговоров. - Подготовка презентации. 12:30-13:30 - Переговоры с поставщиком: - Участие в переговорах с поставщиком. - Заключение сделки и обсуждение дальнейшего сотрудничества. 13:30-14:30 - Обеденный перерыв. 14:30-15:30 - Редактирование статьи в «Экономический вестник»: - Проверка и редактирование текста статьи. - Оформление статьи в соответствии с требованиями издания. - Отправка статьи на публикацию. 15:30-16:00 - Физическая активность: - Посещение спортзала для разминки и физической активности. 16:00-17:30 - Внесение информации в базу данных клиентов: - Актуализация информации о клиентах в базе данных. - Внесение новой информации. - Анализ потенциальной прибыли фирмы. 17:30-18:00 - Подготовка к презентации: - Проверка презентации и необходимых материалов. - Подготовка команды к инструктажу. 18:00-19:00 - Презентация: - Участие в презентации и представление компании. - Обсуждение вопросов и ответы на вопросы аудитории. При составлении данного плана я учитывал следующие принципы и правила планирования дня: - Установление приоритетов: Задачи были распределены в порядке их важности и срочности. В первую очередь были выполнены задачи, касающиеся клиента и выставки, так как они являются актуальными и критически важными в данный момент. - Детализация и конкретизация задач: Каждая задача имеет конкретную формулировку и определенное время выполнения. Это позволяет менеджеру следить за прогрессом выполнения задач и контролировать свое время. - Делегирование и распределение задач: В плане дня была учтена возможность делегирования некоторых задач команде, например, подготовка материалов для выставки и подготовка инструктажа перед презентацией. Это позволит более эффективно использовать ресурсы команды и снизить перегрузку менеджера. - Учет времени для физической активности: Был учтен фактор физической активности, добавленное время для посещения спортзала. Это поможет менеджеру поддерживать свое физическое состояние и повышать работоспособность. - Контроль прогресса: В плане были установлены временные рамки для каждой задачи, что позволяет менеджеру контролировать прогресс выполнения и корректировать план при необходимости.