Что значит архивный вопрос? (это никакой предмет)

В любом бизнесе документация растет в своем количестве постоянно. Она копится, заполняет шкафы, а после и целые кабинеты. Но что делать с архивом документов, когда его становится действительно много? На данный момент на рынке Казахстана существует несколько решений: организовать хранилище самостоятельно, как это делает часть компаний, нанять компанию, в портфель услуг которой входит хранение документов, или отдать это дело на аутсорсинг компании, которая занимается строго архивным делом.

Архивные компании на рынках СНГ появились 15 лет назад. Первой вышла на этот рынок компания OSG Records Management (ОСГ), которая открыла свой бизнес в России в 1998 году. Сегодня компания является одним из лидеров индустрии, предлагая свои услуги в России, Польше, Армении, Беларуси, Болгарии, на Украине и в Казахстане.

На казахстанский рынок компании посоветовали обратить внимание их международные клиенты. Это был 2004 год, и бизнес действительно испытывал проблемы растущего количества документов. Изучив рынок и проведя несколько переговоров, руководство ОСГ поняло, что пора начинать экспансию в Казахстане. О том, что решение стало верным говорят цифры. В настоящее время доля ОСГ на рынке Казахстана около 90%. Доход компании по итогам 2012 года составил 249,1 млн тенге (рост по сравнению с 2011 годом – 32%), чистая прибыль – 3,2 млн тенге (рост 28%).

«Первые наши клиенты, с которыми мы начали работать на казахстанском рынке, были международные компании, которые нас знали по другим регионам и доверяли, понимали концепцию вне офисного хранения, чего на тот момент в Казахстане толком никто не знал, как и не понимал концепции аутсорсинга хранения документов. Мы фактически формировали этот рынок, объяснив бизнесу, что это такое, почему это стоит делать, почему это безопасно и экономически оправдано», – рассказывает Михаил Бетин, генеральный менеджер «ОСГ Казахстан».

На формирование этого рынка не повлиял и кризис. Через несколько лет после того, как компания вышла на наш рынок, экономика страны подверглась кризисным явлениям, что не могло не сказаться на бизнесе ОСГ. Но при этом сказать, что компания ощутила на себе какое-то негативное воздействие кризиса, нельзя. С одной стороны, клиенты стали гораздо требовательнее к стоимости услуг из-за сокращения затрат, а с другой – именно внедряющиеся в компаниях системы по сокращению затрат и привели к ним новых клиентов. Компании поняли, что больше не могут содержать лишние помещения и сотрудников, поэтому начали отказываться от них в пользу ОСГ. Это оказалось не просто дешевле, но и эффективнее.

Подсчитать самостоятельно, во сколько бизнесу обходится хранение документации, далеко не самая прос­тая задача, поскольку этим может заниматься бухгалтер или офис-менеджер, а иногда это делают оба, но с разными категориями документов. В этом смысле удобнее отдать эти процессы на аутсорс, потому что там дают полный отчет по стоимости практически каждого движения.

При этом появляется возможность подобрать цену под свой бизнес, учитывая комплекс факторов: количество хранимых документов, активность этих документов (как часто к ним будут обращаться), требования по срокам доставки, по комплексу дополнительных услуг. «Как правило, наша работа заключается в том, что мы встречаемся с клиентами, понимаем их потребности им самим понять, что им нужно. После такой встречи мы формируем индивидуальное ценовое предложение, которое включает весь спектр услуг, все отдельно указано, и клиент сам понимает, за что конкретно он платит», – говорит Михаил Бетин.